Anlass benennen
Zum Beispiel Übung, Fortbildung oder Sommerfest. Der Zweck ist direkt im Konto sichtbar.
Für Übungen und Veranstaltungen
Gäste gehören dazu. Ihre Buchungen bleiben trotzdem sauber getrennt.
Für Übungen, Feiern oder externe Gruppen lässt sich ein eigenes Gastkonto mit Zweck und Laufzeit anlegen. Die ausgegebenen Produkte fließen in den Bestand ein, ohne persönliche Mitgliedskonten zu vermischen.
Worum es geht
Eine externe Gruppe soll mitversorgt werden, ohne die regulären Konten zu verfälschen.
Notizzettel für Übungen oder Gäste verschwinden leicht zwischen dem Tagesgeschäft. Mit einem Gastkonto ist der Anlass von Anfang an eindeutig: Buchungen gehören zusammen, bleiben nachvollziehbar und können separat ausgewertet werden.
Für den konkreten Anlass
Ein Gastkonto ist mit wenigen Angaben bereit.
Zweck, Laufzeit und Jugendschutz lassen sich direkt festlegen. Danach wird der Anlass wie gewohnt gebucht und bleibt für die Abrechnung klar getrennt.
Im Alltag
Was ein Gastkonto im Alltag klärt.
Zeitraum begrenzen
Das Konto lässt sich für eine konkrete Zeit aktivieren und danach wieder schließen.
Produkte erfassen
Getränke und Verpflegung werden wie gewohnt gebucht und reduzieren den Bestand.
Separat auswerten
Der Verlauf lässt sich unabhängig von persönlichen Mitgliedskonten prüfen und abrechnen.
So wird es genutzt
Für den nächsten Termin vorbereitet.
Ein Gastkonto wird vom verantwortlichen Team angelegt und nach dem Anlass wieder geschlossen.
Konto anlegen
Zweck, Zeitraum und die gewünschte Bezeichnung festlegen.
Während des Anlasses buchen
Ausgaben werden dem Gastkonto zugeordnet und laufen wie jede andere Buchung mit.
Auswerten und schließen
Nach dem Termin Verlauf prüfen, Betrag zuordnen und das Konto wieder deaktivieren.
Häufige Fragen
Gut zu wissen, bevor ihr startet.
Brauchen Gäste einen eigenen Login?
Nein. Das Gastkonto wird von einer berechtigten Person geführt. So bleiben externe Personen aus der Mitgliederverwaltung heraus.
Wirkt sich ein Gastkonto auf den Bestand aus?
Ja. Jede darüber gebuchte Ausgabe wird bei der Bestandsführung berücksichtigt.
Kann ein Gastkonto später wieder verwendet werden?
Es kann für den jeweiligen Zweck aktiviert oder beendet werden. Für einen neuen Anlass ist ein neues, klar benanntes Konto meist übersichtlicher.
Mitstrichfreistarten
Einrichten, ausprobieren, im Alltag behalten.
Ihr könnt direkt loslegen oder zuerst gemeinsam klären, welche Arbeitsweise für eure Organisation passt.